MATERI ADMINISTRASI

BAB I
ADMINISTRASI

Pasal 1
ADMINISTRASI

Karena status Lembaga Corp Brigade Pembangunan (L-CBP) adalah semi otonom / sub-otonom dari IPNU, maka pengaturan administrasi CBP diserahkan kepada masing – masing tingkat koordinasi itu sendiri.

Untuk keseragaman administrasi, maka pelaksanaan kegiatan menggunakan stempel dan surat terpisah dengan IPNU, dengan penjelasan sebagai berikut :

1. Surat keluar baik bersifat eksternal maupun internal Corp Brigade Pembangunan (CBP) harus diketahui oleh Pimpinan IPNU berdasarkan tingkatannya.

2. Bentuk Kop Surat dan Stempel terlampir.

3. Untuk penomoran surat CBP mengikuti bentuk dan penomoran sebagaimana di IPNU, hanya singkatan IPNU diganti dengan kata CBP.

Untuk kelengkapan administrasi CBP, maka disetiap jenjang kepengurusan CBP harus dilengkapi :
a. Kop Surat
b. Stempel
c. Papan Nama
d. Sekretariat
e. Kelengkapan Administrasi lainnya

Pasal 2
ANGGARAN

Anggaran yang dibutuhkan untuk digunakan sebagai pembiayaan kegiatan Corp Brigade Pembangunan (CBP) merupakan tanggung jawab pengurus IPNU di masing-masing tingkatan dalam hal pengadaan.

BAB II
MARS, PANJI, BENDERA, PAPAN NAMA

Pasal 3
MARS

MARS CORP BRIGADE PEMBANGUNAN
CBP…CBP…
Pelajar Nahdliyin Patria
Api Islam Berkobar Menyala di Dada

CBP…CBP…
Menjebol membangun satu cita
Cita Indonesia sosialis Pancasila

Maju Padu Pantang Mundur
Berjuang mnengemban ampera
Basmi Penindasan Jayalah bangsa Paramarta

CBP…CBP…
Siaga berjuang setia
Menjebol membangun…Ayo ora et labora

Pasal 4
PANJI

Bentuk panji Corp Brigade Pembangunan (CBP) :
1. Ukuran : PXL = 120 cm X 90 cm, rumbai sepanjang 8 cm
2. Bahan : Beludru berwarna putih dengan rumbai keemasan
3. Gambar lambang sesuai dengan ketntuan lambang
4. Tingkat Keberadaan
a. Di seluruh jajaran CBP hanya ada satu panji yang berada di tingkat pusat dan memakai lambang organisasi sebelah menyebelah.
b. Satu duplikat panji dengan ukuran yang sama pada setiap penggurus di semua tingkatan organisasi, dan memakai lambang organisasi sebelah saja.
5. Panji digunakan pada acara-acara penting dan resmi baik bersifat intern maupun ekstern.

Pasal 5
BENDERA

1. Ukuran PXL = 100 X 80 CM
2. Bahan kain berwarna putih dan atau hijau IPNU
3. Gambar lambang sesuai dengan ketentuan lambang
4. Bendera digunakan pada acara-acara semua kegiatan yang bersifat layak baik intern maupun ekstern

Pasal 6
PAPAN NAMA

Papan nama Corp Brigade Pembangunan (CBP ) dibuat dari bahan yang memadai, mudah didapat dan layak.

TINGKATAN : Panjang X Lebar
- Dewan Koordinasi Nasional : 180 cm X 140 cm
- Dewan Koordinasi Wilayah : 160 cm X 120 cm
- Dewan Koordinasi Cabang : 140 cm X 110 cm
- Dewan Koordinasi Ancab : 120 cm X 80 cm






BAB III
PERALATAN SURAT

Pasal 7
KOP SURAT CBP

a. Jenis kertas HVS ukuran folio berwarna putih
b. Pada posisi 3 cm dari atas tertulis identitas organisasi dengan perincian sebagai berikut :
• Lambang di kiri atas
• Tingkatan Jajaran dikiri atas
• Tulisan Corp Brigade Pembangunan
• Tulisan singkatan IPNU
• Nama wilayah atau cabang dan alamat sekretariat

Pasal 8
NOMOR, LAMPIRAN DAN HAL SURAT

Dibawah kepala surat, berturut turut dicantumkan:
Nomor :
Lampiran : atau disingkat Lamp
Hal :
1. Nomor surat terdiri dari 7 (tujuh) kolom, masing-masing dipisahkan dengan garis miring sebagai berikut : a/b/c/d/e/f/G

2. Nomor urut surat keluar pada buku agenda
a.Kode tingkat kepengurusan, dengan ketentuan;

1. untuk surat-surat yang bersifat keputusan memakai kode : KDKN, KDKW, KDKC, KDKAC, masing-masing untuk Dewan Koordinasi Nasional, Dewan Koordinasi Wilayah, Dewan Koordinasi Cabang, Dewan Koordinasi Anak Cabang.
2. Selain surat-surat yang bersifat keputusan mamakai kode : DKN, DKW, DKC, DKAC, masing-masing dipergunakan sebagaimana ketentuan surat yang bersifat keputusan;
3. Kode indek surat, dengan ketentuan sebagai berikut :

a. Kode indek umum:
 A untuk administrasi umum
 B untuk administrasi keuangan

b. Kode indek keputusan

SK : Surat Keputusan
SP : Surat Pengesahan
Sp : Surat Pengangkatan/ pemberhentian
SM : Surat Mandat
Spt : Surat Pengantar

PDKN : Peraturan Dewan Koordinasi Nasional
PDKW : Peraturan Dewan Koordinasi Wilayah
PDKC : Peraturan Dewan Koordinasi Cabang
PDKAC : Peraturan Dewan Koordinasi Anak Cabang

IDKN : Instruksi Dewan Koordinasi Nasional
IDKW : Instruksi Dewan Koordinasi Wilayah
IDKC : Instruksi Dewan Koordinasi Cabang
IDKAC : Instruksi Dewan Koordinasi Anak Cabang

SDKN : Siaran Dewan Koordinasi Nasional
SDKW : Siaran Dewan Koordinasi Wilayah
SDKC : Siaran Dewan Koordinasi Cabang
SDKAC : Siaran Dewan Koordinasi Anak Cabang

c. Periode Kepengurusan yang sedang berjalan dengan angka romawi

d. Dua angka teranghir angka kelahiran CBP : 96 (1996)

e. Bulan pembuatan surat dengan angka romawi

f. Dua angka terakhir tahun pembuatan surat.

4. Lampiran : diisi apabila para surat itu disertakan surat-surat lain;
a. jumlah lampiran cukup disebut angka romawi
b. angka tersebut meIPNUnjukkan beberapa macam lampiran bukan berapa jumlah lembar halaman.
c. Bila jumlah halaman ingin disebut, maka ditambah angka didalam kurung. Misalnya, lampiran : 2 (6).

5. Hal : diisi dengan inti persoalan surat secara singkat dan mudah dimengerti, ditulis dengan huruf besar tanpa garis bawah dan tidak diakhiri dengan titik;

6. Untuk nomor surat kepanitiaan tertentu yang dibuat oleh tingkat kepengurusan, pengaturannya diserahkan sepenuhnya kepeda masing-masing tingkatan keepengurusan.

Pasal 9
ALAMAT SURAT

1. Alamat adalah kepada siapa surat itu ditujukan dan harus ditulid dengan lengkap dan jelas kecuali surat-surat yang bersifat massal;

2. Alamat surat bersifat massal, jika diperlukan dapat disebut pada lampiran berikutnya;

3. Penulisan alamat cukup menggunakan kata yang sopan kepada yang terhormat yang diakhiri dengan titik dua;

4. Pengetikan alamat adalah tiga spasi dibawa hal surat;

5. Khusus Surat Keputusan/ peraturan/ pengesahan/ mandat/ pengantar/ rekomendasi/ pengangkatan/ pemberhentian, tidak menggunakan aturan surat-surat umum.

Pasal 10
ISI SURAT

1. Isi surat adalah urutan dari pada isi/ pokok hal surat:

2. Isi surat agar dijaga tetap hormat dan sopan serta tidak berlebihan;

3. Isi surat menggunakan bahasa Indonesia yang jelas dan mudah dimengerti serta tidak meragukan dari isi dan bobot surat;

4. Bila memakai singkatan kata-kata, hendaknya yang lazim dipakai umum.

Pasal 11
PEMBUKA DAN PENUTUP SURAT

1. Kalimat pembuka surat-surat CBP adalah Assalamu’alaikum Wr. Wb, dan dibawahnya Bismillahirrahmanirrahim dengan diberi garis bawah diantara kedua kalimat tersebut; dibawah kalimat tersebut Salam Permata Nusa !

2. Kalimat penutup untuk surat-surat CBP adalah Wallahulmuwafiq ila aqwamithariq, dan dibawahnya Wassalamu’alaikum Wr. Wb., dengan beri garis bawah diantara kedua kalimat tadi;

3. Kata pembuka dan kata penutup untuk dipaia setiap surat CBP, kecuali pada surat keputusan tanpa menggunakan salam;

4. Kata pembuka dan penutup terletak di garis tapi sebelah kiri.

Pasal 12
TANGGAL SURAT

1. Setiap penutup surat, dibagian bawah sebelah kanan di tulis tanggal pembuatan surat;

2. Tanggal surat harus disesuaikan dengan tampat/kedudukan organisasi;

3. Selain tanggal pembuatan surat-surat CBP memuat bulan dan tahun masehi.

4. Contoh: ditetapkan di : Surabaya
Tanggal : 8 Juni 2004








Pasal 13
PENGIRIM DAN TANDATANGAN

1. Setiap surat harus menyebut dengan jelas organisasi yang mengirim dan penanggung jawabnya;

2. Penyebut pengirim tidak boleh disingkat dengan formasi centering;

3. Penanggung jawab adalah Koordinator dan Kepala Biro Administrasi;

4. Ketua berada disebelah kiri dan sekretaris berada di sebelah kanan, ditulis dengan huruf besar dan garis bawa serta memakai sistem blok still, contoh:

Dewan Koordinasi Wilayah
Corp Brigade Pembangunan
Jawa Timur

XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX
NIA. ……….. NIA. ………….

5. Mempergunakan stempel organisasi yang telah disahkan;

6. Stempel dibubuhkan pada ruang antara nama dan jabatan sekretaris, dengan menutup sebagian dari tanda tanggan sebelah kiri sekretaris dan berlaku bagi semua jenis surat CBP.

Pasal 14
TEMBUSAN

1. Tembusan adalah badan/organisasi yang dianggap perlu untuk mengetahui isi surat tersebut;

2. Tembusan diketik satu margin dengan nomor, lampiran dan hal surat, serta sejajar dengan nama terang penanda tangan/ penanggung jawab, ditulis dengan huruf besar tanpa garis bawah dan diakhiri dengan titik dua;

3. Urusan tembusan dimulai dengan yang lebih tinggi dan ditambah keta Yth:

4. Setiap surat CBP yang mempunyai hubungan internal dan struktur oragnisai harus memberikan tembusan kepada pengurus setingkat dan /atau bawahnya meupun instansi/lembaga yang terkait.









Pasal 15
PENGARSIPAN

1. Setiap surat harus ada arsipnya, yaitu surat yang diketik bersama aslinya untuk dijadikan simpanan;

2. Jika pada ayat 1 pasal 34 tidak dapat terpenuhi maka dapat di foto kopi sebagai arsip;

3. Penulisan arsip pada tembusan ditiadakan.

Pasal 16
FORMASI SURAT

1. Cara penyusunan dan penulisan/ pengetikan surat diusahakan selalu dalam susunan yang harmonis;

2. Kalau isi surat yang sangat singkat, pergunakan spasi yang lebih lebar;

3. Kosongkan seperempat bagian halaman kiri untuk tempat disposisi;

4. Formasi surat mengikuti aturan semi blok still.

Pasal 17
SAMPUL SURAT

1. Warna kertas putih dan berat kertas antara 60 – 80 gram;

2. Ukuran sampul surat disesuaikan dengan keperluan;

3. Kop surat pada sampul surat, disamakan dengan ketentuan sebatgaimana pasal 26

4. Penulisan alamat dan / atau organisasi/lembaga/badan/orang yang hendak dituju, ditulis sebelah kanan bawah dengan lengkap dan jelas.

BAB IV
Sifat-Sifat Surat

Pasal 18
PERATURAN

1. Peraturan adalah sumber dari segala sumber hukum konstitusi CBP secara legal dan baku terhadap keberadaan organisasi

2. Peraturan merupakan surat yang mempunyai bentuk, isi, sifat, dan tujuan tertentu, sertai mengikat sebagai aturan hukum wajib ditaati oleh IPNU

3. Pembakuan peraturan CBP, dihasilkan melalui tingkat penetapan sebuah yang sebagai legitimasi sumber hukum konstitusi CBP.

4. Peraturan CBP terdiri dari 4 macam yaitu :
a. Peraturan Organisasi CBP dan Peraturan Administrasi CBP
b. Peraturan Dewan koordinasi Nasional
c. Peraturan Dewan Koordinasi Wilayah
d. Peraturan Dewan Koordinasi Cabang

5. Peraturan Organisasi dan Administrasi
a. Peraturan Organisasi dan Administrasi di singkat POA

b. POA adalah peraturan yang diputuskan dan ditetapkan pada Rapat Koordinasi Nasional ( Rapat Koordinasi Nasional ) memuat hal hal/ ketentuan organisasi yang bersifat tata laksana organisasi

c. Kedudukan hukumnyanya sebagai dasar hukum organisasi, sebagai peraturan tertinggi setelah PD-PRT IPNU dan berlaku wajib ditaati oleh semua anggota CBP secara nasional.

7. Peraturan Dewan Koordinasi Nasional
a. Peraturan Dewan Koordinasi nasional di singkat PDKN

b. PDKN adalah peraturan yang diputuskan dan ditetapkan pada kebijakan pleno Dewan Kordinasi Nasional, memuat ketentuan ketentuan organisasi yang belum diatur oleh PD-PRT IPNU dan POA IPNU maupun POQA CBP.

c. Kedudukannya setingkat dibawah PD-PRT dan POA yang diberlakukan wajib ditaati bagi semua anggota CBP secara nasional

8. Peraturan Dewan Koordinasi Wilayah
a. Peraturan Dewan Koordinasi Wilayah di singkat PDKW

b. PDKW adalah peraturan yang diputuskan dan ditetapkan pada konferansi wikayah dan atau rapat koordinasi wilayah CBP, memuat ketentuan ketentuan prinsip organisasi yang bersifat regionaldan belum diatur pada PD-PRT, POA, dan PDKN

c. PDKW juga dihasilkan dari kebijaksanaan pleno Dewan Koordinasi wilayah

d. Kedudukannya setingkat dibawah PDKN yang diberlakukan wajib ditaati seluruh anggota CBP secara regional


9. Peraturan Dewan Koordinasi Cabang
a. Peraturan Dewan Koordinasi Cabng di singkat PDKC

b. PDKC adalah peraturan yang di putuskan dan ditetapkan pada konfercab, memuat ketentuan ketentuan prinsip organisasi yang bersifat regional dan belum diaturdalam PD-PRT, POA ,PDKN,PDKW

c. PDKC juga dihasilkan melalui rapat pleno Dewan Koordinasi Cabang

d. Kedudukan hukumnya setingkat dibawah DPKW yang diberlakukan wajib ditaati oleh bagi anggota CBP secara lokal ditingkat DKC

10. Peraturan Dewan Koordinasi Anak Cabang
a. Peraturan Dewan Koordinasi Anak Cabang disingkat PDKAC

b. PDKAC adalah peraturan yang diputuskan dan ditetapkan pada Konferensi anak cabang memuat ketentuan ketetntuan organisasi yang belum di aur dalam PD-PRT, POA, PDKW dan PDKC

c. PDKAC juga dihasilkan melalui rapat pleno Dewan Koordinasi Anak Cabang

d. Kedudukan hukumnya setingkat di bawah PDKC yang diberlakukan dan wajib ditaati oleh anggota CBP secara lokal ditingkat anak cabang

PASAL 19
KEPUTUSAN

1. Keputusan adalah surat yang mempunyai bentuk, sifat, isi dan tujuan serta mengikat sebagai aturan hukum pokok bagi CBP, daya ikat hukum kepuitusan tidak seketat peraturan;

2. Surat keputusan dapat dipergunakan untuk mengesahan secara formal terhadap keberadaan organ/kepengurusan organisasi yang setingkat dibawahnya;

3. Surat keputusan dapat dipergunakan menetapkan hasil keputusan persidangan-persidangan tertentu, termasuk persidangan panitia pengarah pada acara pelatihan;

4. Bentuk surat keputusan dicantumpan pada ketentuan-ketentuan jenis surat keputusan, sebagaimana Pasal 41;

5. Keputusan CBP terdiri dari 4 (empat) Macam, yaitu:
a. Keputusan Dewan Koordinasi Nasional
b. Keputusan Dewan Koordinasi Wilayah
c. Keputusan Dewan Koordinasi Cabang
d. Keputusan Dewan Koordinasi Anak Cabang

6. Keputusan Dewan Koordinasi Nasional;
a. Keputusan Dewan Koordinasi Nasional disingkat KDKN;

b. KDKN dipergunakan menetapkan hasil keputusan panitia pengarah dalam acara persidangan/pelatihan tertentu yang diselenggarakan DKN

c. KDKN disampaikan kepada yang bersangkutan; dengan tembusan pengurus IPNU setingkat dan/atau setingkat dibawahnya, dan/atau disesuaikan dengan kebutuhan/kepentingan surat;

7. Keputusan Dewan Koordinasi Wilayah
a. Keputusan Dewan Koordinasi Wilayah disingkat KDKW;

b. KDKW dipergunakan menetapkan hasil keputusan panitia pengarah dalam acara persidangan/pelatihan tertentu yang diselenggarakan DKW

c. KDKW disampaikan kepada yang bersangkutan; dengan tembusan pengurus IPNU setingkat dan/atau setingkat dibawahnya, dan/atau disesuaikan dengan kebutuhan/kepentingan surat;

8. Keputusan Dewan Koordinasi Cabang
a. Keputusan Dewan Koordinasi Cabang disingkat KDKC;

b. KDKC dipergunakan menetapkan hasil keputusan panitia pengarah dalam acara persidangan/pelatihan tertentu yang diselenggarakan DKC


c. KDKC disampaikan kepada yang bersangkutan; dengan tembusan pengurus IPNU setingkat dan/atau setingkat dibawahnya, dan/atau disesuaikan dengan kebutuhan/kepentingan surat;

9. Keputusan Dewan Koordinasi Anak Cabang
a. Keputusan Dewan Koordinasi Anak Cabang disingkat KDKC;

b. KDKAC dipergunakan menetapkan hasil keputusan panitia pengarah dalam acara persidangan/pelatihan tertentu yang diselenggarakan DKAC

c. KDKAC disampaikan kepada yang bersangkutan; dengan tembusan pengurus IPNU setingkat dan/atau setingkat dibawahnya, dan/atau disesuaikan dengan kebutuhan/kepentingan surat;

Pasal 20
INSTRUKSI

1. Instruksi adalah surat perintah untuk menjalankan hasil-hasil keputusan/peraturan/rapat;

2. Instruksi juga berarti perintah untuk melaksanakan kebijakan tertentu dari tingkat kepengurusan CBP yang lebih tinggi kepada kepengurusan yang lebih rendah;

3. Instruksi harus disertai juklak (petunjuk pelaksana) dan/atau juknis (petunjuk teknis), dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Petunjuk Pelaksanaan adalah petunjuk secara terperinci tentang tata cara/aturan melaksanakan instruksi yang bersifat mendasar dan global; contoh : petunjuk pelaksaaan pendataan anggota;
b. Petunjuk teknis adalah petunjuk secara terperinci tentang tatacara/atauran melaksanakan instruksi yang bersifat operasional; contoh : Petunjuk teknis penempatan data anggota
c. Format Juklak dan juknis harus sistematis, praktis dan mudah dipahami, sesuai dengan bobot instruksi;

4. Instruksi CBP terdiri dari 3 (tiga) macam, yaitu :
a. Instruksi Dewan Koordinasi Nasional
b. Instruksi Dewan Koordinasi Wilayah
c. Instruksi Dewan Koordinasi Cabang

5. Instruksi Dewan Koordinasi Nasional
a. Instruksi Dewan Koordinasi Nasional disingkat IDKN

b. IDKN adalah surat perintah Dewan Koordinasi Nasional disampaikan kepada Dewan Koordinasi Wilayah

c. IDKN dipergunakan untuk melaksanakan kebijaksanaan-kebijaksanaan tertentu DKN dan harus dilaksanakan sebagaimana mestinya; contoh : Instruksi mengadakan konsolidasi IPNU dan neven;

d. IDKN dialamatkan kepada DKW dan/atau DKC, dengan tembusan pengurus IPNU setingkat dan/atau setingkat dibawahnya, serta sesuai dengan kebutuhan/kepentingan surat.

6. Instruksi Dewan Koordinasi Wilayah
a. Instruksi Dewan Koordinasi Wilayah disingkat IDKW

b. IDKW adalah surat perintah Dewan Koordinasi Wilayah disampaikan kepada Dewan Koordinasi Cabang

c. IDKW dipergunakan untuk melaksanakan kebijaksanaan-kebijaksanaan tertentu DKW dan harus dilaksanakan sebagaimana mestinya; contoh : Instruksi mengadakan konsolidasi IPNU dan neven;

d. IDKW dialamatkan kepada DKC dan/atau DKAC, dengan tembusan pengurus IPNU setingkat dan/atau setingkat dibawahnya, serta sesuai dengan kebutuhan/kepentingan surat.

7. Instruksi Dewan Koordinasi Cabang
a. Instruksi Dewan Koordinasi Cabang disingkat IDKC

b. IDKC adalah surat perintah Dewan Koordinasi Cabang disampaikan kepada Dewan Koordinasi Anak Cabang

c. IDKC dipergunakan untuk melaksanakan kebijaksanaan-kebijaksanaan tertentu DKC dan harus dilaksanakan sebagaimana mestinya; contoh : Instruksi mengadakan konsolidasi IPNU dan neven;

d. IDKC dialamatkan kepada DKAC, dengan tembusan pengurus IPNU setingkat dan/atau setingkat dibawahnya, serta sesuai dengan kebutuhan/kepentingan surat.




Pasal 21
SIARAN

1. Siaran Adalah Penjelasan/informasi secara tertulis sebagai pernyataan sikap resmi organisasi

2. Siaran dipergunakan untuk menjelaskan satu atau beberapa peristiwa baik yang bersifat umum atau khusus, untuk dikaji atau didiskusikan;

3. Efisiensi dan efektivitas siaran, hendaknya juga melalui media cetak dan elektronika;

4. Siaran CBP terdiri dari 3 (tiga) macam, yaitu:
a. Siaran Dewan Koordinasi Nasional
b. Siaran Dewan Koordinasi Wilayah
c. Siaran Dewan Koordinasi Cabang

5. Siaran Dewan Koordinasi Nasional
a. Dewan Koordinasi Nasional disngkat SDKN
b. SDKN adalah siaran yang dibuat oleh Dewan Koordinasi Nasional yang berlaku bagi seluruh anggota CBP secara Nasional; contoh : Sikap terhadap perjudian dan/atau PSK
c. SDKN disampaikan kepada Dewan Koordinasi Wilayah dan/atau Dewan Koordinasi Cabang, dengan tembusan Pimpinan IPNU setingkat dan instansi terkait jika diperlukan

6. Siaran Dewan Koordinasi Wilayah
a. Dewan Koordinasi Wilayah disngkat SDKW
b. SDKW adalah siaran yang dibuat oleh Dewan Koordinasi Wilayah yang berlaku bagi seluruh anggota CBP secara Regional ; contoh : Siaran musibah gunung Bromo
c. SDKW disampaikan kepada Dewan Koordinasi Cabang dan/atau Dewan Koordinasi Anak Cabang, dengan tembusan Pimpinan IPNU setingkat dan instansi terkait jika diperlukan

7. Siaran Dewan Koordinasi Cabang
a. Dewan Koordinasi Cabang disngkat SDKC

b. SDKC adalah siaran yang dibuat oleh Dewan Koordinasi Cabang yang berlaku bagi seluruh anggota CBP secara Lokal; contoh : Siaran musibah gunung Kelud

c. SDKC disampaikan kepada Dewan Koordinasi Anak Cabang, dengan tembusan Pimpinan IPNU setingkat dan instansi terkait jika diperlukan







BAB V
JENIS-JENIS SURAT

Pasal 22
SURAT KEPUTUSAN

1. Surat Keputusan memuat lima bagian yaitu:
a. Kepala surat;
b. Konsideran;
c. Diktum;
d. Pembuka dan penutup;
e. Alamat;

2. Kepala surat yang dihasilkan dari tingkat kepengurusan, telah diatur sebagaimana PA BAB I Pasal 7

3. Kepala surat keputusan yang dihasilkan dari tingklat permusyawaratan organisasi CBP, memuat empat bagian , yaitu:
a. Sifat-sifat Surat
b. Tingkat permusyawaratan dan periodesasi;
c. Nomor surat;
d. Emensi jenis surat

4. Kepala surat yang sebagaimana ayat 3 berbentuk piramid

5. Konsideran terdiri dari:
a. Menimbang: berisi pertimbangan-pertimbangan yang menyebabkan pernyataan atau keputusan itu dikeluarkan.
b. Mengingat: berisi peraturan-peraturan yang ada (landasan konstitusi CBP dan/atau IPNU) yang menguatkan dan menjadi dasar dikeluarkan keputusan;
c. Memperhatikan: berisi saran-saran dan pendapat yang merupakan bahan pembuatan keputusan.

6. Diktum: berisi rumusan-rumusan pernyataan atau keputusan yang merupakan bagian pokok dan terpenting dari pada surat keputusan.

7. Alamat:
a. Ditulis badan atau orang yang dikirim surat keputusan;
b. Letak alamat di bagian bawah sebelah kiri surat;
c. Urutan penyebutan dimulai dari badan atau orang yang lebih tinggi jabatan/kedudukannya;
d. Disamping alamat /tujuan, dibawahnya disertakan tembusan, dengan ketentuan sebagaimana ayat 1 a, b & c di atas.

8. Kalimat pembuka surat adalah Bismillahirrahmanirrahim, dan kalimat penutup adalah Wallahulmuafiq ila aqwamithariq, dengan memakai huruf besar dengan garis tanpa diakhiri titik.

9. Kalimat konsideran memakai huruf kecil dan diakhiri dengan titik dua, dan kalimat diktum memakai huruf besar dan kecil yang diakhiri dengan titik dua.

Pasal 23
SURAT PENGANGKATAN DAN PEMBERHENTIAN

1. Surat pengangkatan adalah surat yang dibuat oleh komandan terpilih secara formal untuk mengangkat fungsionaris dalam melengkapi kepengurusan.

2. Alamat surat ditujukan kepada yang bersangkutan dengan tembusan pengurus IPNU setingkat;

3. Surat pemberhentian adalah surat pemberhentian secara formal yang dibuat/ ditandatangani oleh komandan dan Biro Administrasi setelah mengadakan musyawarah untuk memberhentikan personalia pengurus karena sebab-sebab tertentu;

4. Alamat surat pemberhentian ditujukan kepada yang bersangkutan, dengan tembusan Pimpinan setingkat diatas dan Pimpinan IPNU setingkat

5. Tata aturan permohonan surat pemberhentian pada CBP setingkat di atas, disamakan dengan prosedur permohonan/pengajuan surat pengesahan

Pasal 24
SURAT REKOMENDASI

1. Surat rekomendasi biasa berarti surat usulan yang diajukan oleh tingkatan kepengurusan setingkat di atasnya dan/atau induk organisasi NU dan/atau neven-neven NU.

2. ntuk rekomendasi umum, diserahkan kepada kebijakan masing-masing tingkat kepengurusan organisasi CBP.

Pasal 25
SURAT MANDAT

1. Surat mandat adalah surat pemberian kuasa organisai/seseorang kepada orang;

2. Surat mandat harus disebut dengan jelas nama tanda tangan yang memberi mandat;

3. Dalam surat mandat harus disebut dengan jelas nama, jabatan, pekerjaan, alamat, dan tanda tangan yang menerima mandat;

4. Setiap jenis kegiatan yang mempunyai bobot dan/atau tingkat formal organisiai penyelenggara, harus disertakan membawa surat mandat ataupun tidak disebutkan secara formal;

5. Surat mandat diberikan kepeda penyelenggara kegiatan, untuk membuktikan pelimpahan wewenang pada tingkat kepengurusan tertentu;

6. Surat mandat harus menyebutkan sejak kapan mulai dan akhir masa berlakunya surat mandat;

7. Setelah mandat/kuasa itu betul-betul dilaksanakan, yang diberi wewenang harus melaporkan secara tertulis.

Pasal 26
TINDASAN / TEMBUSAN

1. Surat tindasan/ tembusan bukan surat turunan;

2. Surat tindasan/tembusan adalah surat yang diketik bersama-sama dengan aslinya memakai korban;

3. Surat tindasan/tembusan harus ditanda tangani seperti aslinya, untuk menyakinkan bahwa itu benar-benar asli;

4. Surat tindasan/tembusan haerus distempel;

5. Pada bagian atas pada surat atau sampul surat (amplop) tindasan/tembusan sebaiknya distempel “TINDASAN” atau “TEMBUSAN” dengan memakai huruf besar;

6. Surat-surat tindasan/tembusan dikirim kepada organisasi/orang-orang yang alamatnya ditulis dibagian bawah sebelah kiri surat;

7. Surat asli adalah surat yang terletak paling atas ketika diketik dan harus dikirim kepada tujuan asli.

BAB VI
PERALATAN ADMINISTRASI

Pasal 27
BUKU DAFTAR INVENTARIS

1. Buku daftar inventaris adalah buku untuk mencatat barang-barang milik organisasi;

2. Buku daftar inventaris memuat kolom-kolom, sebagai berikut:
a. Nomor urut barang;
b. Nomor indek/kode barang
c. Nama satuan/ jenis barang
d. Jumlah barang
e. Asal mula barang
f. Harga barang (kalau diperoleh dengan membeli)
g. Tanggal mulai dipakai
h. Tanggal mulai tidak dipakai (rusak/aus)
i. Keterangan: misalnya ada tambahan barang sejak tanggal berapa.



Pasal 28
BUKU NOTULEN

1. Notulen adalah buku catatan resmi tentang pembicaraan, kesepakatan, atau keputusan yang diambil dalam pertemuan, rapat-rapat, atau diskusi-diskusi;

2. Notulen merupakan juga bahan pertimbangan, peringatan dan evaluasi setiap penyelenggaraan pertemuan rapat dan diskusi pada tahap-tahap berikutnya;

3. Buku notulen, memuat antara lain;
a. Nama Pertemuan;
b. Hari, tanggal;
c. Pukul (jam mulai dan akhir)
d. Tempat;
e. Jumlah: - Undangan dan jumlah undangan yang hadir
f. Nama dan jabatan yang memimpin
g. Nama dan jabatan yang membuat notulen
h. Kesimpulan-kesimpulan dari setiap pembicaraan;
i. Keputusan-keputusan yang diambil.

Pasal 29
BUKU TAMU

1. Buku tamu adalah buku untuk mengetahui tamu-tamu yang datang dan mempunyai keperluana dengan pengurus oraganisasi

2. Buku tamu memuat kolom-kolom;
a. Nomor urut
b. Hari, tanggal, jam
c. Nama tamu
d. Jabatan/status
e. Alamat
f. Yang ingin ditemui
g. Keperluan
h. Tanda tangan tamu

Pasal 30
BUKU DAFTAR HADIR

1. Buku daftar hadir adalah buku untuk mencatat daftar kehadiran peserta rapat, diskusi, lokakarya, pelatihan dan lain sebagainya, baik bersifat ke dalam maupun ke luar;

2. Buku daftar hadir memuat kolom-kolom;
a. Nomor urut;
b. Nama Lengkap
c. Jabatan
d. Alamat
e. Tanda tangan
Pasal 31
BUKU DAFTAR ANGGOTA

1. Buku daftar anggota adalah buku yang memuat nama-nama anggota organisasi sebagai data autentik jumlah anggota organisasi;

2. Buku daftar anggota memuat kolom-kolom;
a. Nomor urut;
b. Nomor Induk Anggota dan Foto Anggota
c. Tempat Tanggal lahir
d. Alamat Lengkap Anggota
e. Kondisi kesehatan

Pasal 36
BUKU EKSPEDISI

1. Ekspedisi adalah pengiriman barang-barang administrasi dan perlengkapan organisasi baik melalui kurir maupun pos;

2. untuk meembuktikan bahwa kiriman-kiriman itu benar-benar telah dikirim dan diterima oleh yang bersangkutan, perlu dibukukan dalam buku tertentu yang disebut buku ekspedisi;

3. Buku ekspedisi untuk pengiriman surat melalui kurir atau pos, mempunyai kolom sebagai berikut:
a. Nomor urut;
b. Nomor indek (kode bundel surat)
c. Tangal pengiriman
d. Alamat surat/tujuan
e. Isi/hal surat
f. Tanggal dan nomor surat yang dikirim
g. Lampiran yang ada
h. Tanda tangan penerima//tera pos

Pasal 37
BUKU AGENDA

1. Buku agenda adalah buku pencatatan keluar/masuknya surat, untuk mengagendakan peristiwa atau kejadian pada surat;

2. buku agenda terbagi menjadi dua yaitu:
a. Buku agenda surat keluar
b. Buku agenda surat masuk

Pasal 38
ARSIP/PENYIMPANAN

1. Arsip/Penyimpanan adalah kumpulan-kumpulan surat yang disimpan baik yang terjadi karena pekerjaan, aksi, transaksi amupun tindak-tanduk rekomendasi;

2. Arsip/Penyimpanan dimaksudkan sebagai suatu kebutuhan administrasi pada setiap saat, betul-betul dibutuhkan untuk mengevakuasi dan menetukan tindakan-tindakan selanjutnya;

3. Kegunaan arsip antara lain:
a. Pembuktian/pembukuan;
b. Korespondensi;
c. Penyusunan sejarah
d. Data statistik;
e. Untuk publikasi;

4. Untuk surat-surat ke dalam maupun keluar harus disediakan brisf oudner atau map untuk meenyimpan seluruh arsip-arsip surat yang sesuai dengan kode indeks;

5. Surat-surat yang diarsipkan, harus disusun rapi sesuai dengan Nomor urut ke luar atau diterimanya surat masuk;

6. Dalam mengarsipkan surat yang terjadi karena perubahan susunan kengengurusan, harus dipisahkan antara periodesasi:

7. Pengarsipan/penyimpanan surat-surat keluar antara lain:
a. Dewan koordinasi Nasional:
a.1. Surat Peraturan, keputusan, instruksi dan siaran Dewan koordinasi Nasional
a.2. Surat intern oranisasi CBP (umum);
a.3. Surat kepada IPNU, NU dan neven NU
a.4. Surat Kepada instansi dan ormas lain;
a.5. Surat laporan kegiatan tahunan.

b. Dewan Koordinasi Wilayah
b.1. Surat Peraturan, keputusan, instruksi dan siaran Dewan koordinasi Wilayah
b.2. Surat intern oranisasi CBP (umum);
b.3. Surat kepada IPNU, NU dan neven NU
b.4. Surat Kepada instansi dan ormas lain;
b.5. Surat laporan kegiatan tahunan.

c. Dewan koordinasi Cabang
c.1. Surat Peraturan, keputusan, instruksi dan siaran Dewan koordinasi Cabang
c.2. Surat intern oranisasi CBP (umum);
c.3. Surat kepada IPNU, NU dan neven NU
c.4. Surat Kepada instansi dan ormas lain;
c.5. Surat laporan kegiatan tahunan.

d. Dewan koordinasi Anak Cabang
d.1. Surat Peraturan, keputusan, instruksi dan siaran Dewan koordinasi Anak Cabang
d.2. Surat intern oranisasi CBP (umum);
d.3. Surat kepada IPNU, NU dan neven NU
d.4. Surat Kepada instansi dan ormas lain;
d.5. Surat laporan kegiatan tahunan.

8. Pengarsipan/penyimpanan surat-surat masuk, antara lain:

a. Dewan Koordinasi Nasional:
a.1. Surat tembusan peraturan, keputusan, instruksi dan siaran Dewan Koordinasi Wilayah dan Dewan Koordinasi Cabang
a.2. Surat bersifat umum/tembusan dari Dewan koordinasi Wilayah
a.3. Surat bersifat umum/tembusan dari Dewan koordinasi Cabang
a.4. Surat dari IPNU, NU dan neven NU
a.5. Surat dari instansi dan ormas lain
a.6. Surat / map khusu laporan kegiatan Dewan koordinasi Wilayah dan Dewan koordinasi Cabang
a.7. Surat/map khusus data alumni pelatihan Dewan koordinasi Nasional

b. Dewan koordinasi Wilayah
b.1. Surat peraturan, keputusan, instruksi dan siaran Dewan koordinasi Nasional;
b.2. Surat tembusan peraturan, keputusan, instruksi dan siaran Dewan koordinasi Cabang;
b.3. Surat bersifat umum/tembusan dari Dewan koordinasi Nasional
b.4. Surat bersifat umum/tembusan dari Dewan koordinasi Cabang
b.5. Surat dari IPNU, NU dan neven NU
b.6. Surat dari instansi dan ormas lain
b.7. Surat / map khusus laporan kegiatan Dewan koordinasi Nasional dan Dewan koordinasi Cabang
b.8. Surat / map khusus data alumni pelatihan se-Dewan koordinasi Cabang.

c. Dewan koordinasi Cabang
c.1. Surat peraturan, keputusan, instruksi dan siaran dari Dewan koordinasi Nasional;
c.2. Surat tembusan keputusan Dewan koordinasi Anak Cabang dan Regu
c.3. Surat bersifat umum/tembusan dari Dewan koordinasi Nasional dan Dewan koordinasi Wilayah;
c.4. Surat bersifat umum/tembusan dari Dewan koordinasi Anak Cabang
c.5. Surat dari IPNU, NU dan neven NU
c.6. Surat dari instansi dan ormas lain
c.7. Surat / map khusus laporan kegiatan Dewan koordinasi Nasional dan Dewan koordinasi Wilayah
c.8. Surat / map khusus laporan kegiatan Anak Cabang
c.9. Surat / map khusus data alumni pelatihan se-Dewan koordinasi Cabang.

d. Dewan koordinasi Anak Cabang
d.1. Surat peraturan, keputusan, instruksi dan siaran Dewan koordinasi Cabang;
c.2. Surat tembusan keputusan Batalyon
c.3. Surat bersifat umum/tembusan dari Dewan koordinasi Cabang
c.4. Surat bersifat umum/tembusan dari Regu
c.5. Surat dari IPNU, NU dan neven NU
c.6. Surat dari instansi dan ormas lain
c.7. Surat / map khusus Formulir anggota
c.8. Surat / map khusus laporan kegiatan Batalyon
c.9. Surat / map khusus data alumni pelatihan se-Dewan Koordinasi Anak Cabang.

Pasal 39
BERITA ACARA

1. Berita acara adalah suatu bentuk laporan yang menyatakan secara rinci saat peristiwa/kejadian yang berlangsung;

2. Berita acara memuat kolom-kolom sebagai berikut;
a. Hari/bulan/tahun
b. Waktu/jam saat kejadian
c. Tempat kejadian/peristiwa
d. Alamat, tempat kejadian/peristiwa
e. Isi berita yang dilaporkan
f. Nama, jabatan yang memuat berita acara (disertai tanda tangan)
g. Stempel organisasi yang memuat berita acara
h. Mengetahui nama dan tanda tangan yang berkepentingan (bila mungkin distempel, jika yang berkepentingan tersebut mewakili organisasi).

Pasal 40
AMPLOP SURAT CBP

Jenis Kertas berwarna putih sesuai dengan standar yang layak, dan tercantum identitas organisasi persis seperti yang tercantum dalam kop surat sebagaimana Bab III Pasal 7

Pasal 41
STEMPEL CBP

1. Stempel terbuat dari bahan yang memadai dan layak

2. Untuk DKN :
Bentuk dan ukuran stempel sama dengan bentuk dan ukuran Stempel IPNU, dan ditengah-tengahnya terdapat lambang CBP dan tulisan di lengkungan sebelah atas “DEWAN KOORDINASI”, kemudian di lengkungan bawah terdapat tulisan “NASIONAL” bintang ditengah Lingkaran terletak pada bagian ujung kiri dan kanan stempel.

3. Untuk DKW :
Bentuk dan ukuran stempel sama dengan bentuk dan ukuran Stempel IPNU, dan ditengah-tengahnya terdapat lambang CBP dan tulisan di lengkungan sebelah atas “DEWAN KOORDINASI WILAYAH”, kemudian di lengkungan bawah nama wilayah “JAWA BARAT” bintang ditengah Lingkaran terletak pada bagian ujung kiri dan kanan stempel.

4. Untuk DKC :
Bentuk dan ukuran stempel sama dengan bentuk dan ukuran Stempel IPNU, dan ditengah-tengahnya terdapat lambang CBP dan tulisan di lengkungan sebelah atas “DEWAN KOORDINASI CABANG”, kemudian di lengkungan bawah nama Kota/Kabupaten “KOTA MOJOKERTO” bintang ditengah Lingkaran terletak pada bagian ujung kiri dan kanan stempel.

5. Untuk DKAC :
Bentuk dan ukuran stempel sama dengan bentuk dan ukuran Stempel IPNU, dan ditengah-tengahnya terdapat lambang CBP dan tulisan di lengkungan sebelah atas “DEWAN KOORDINASI ANAK CABANG”, kemudian di lengkungan bawah nama kecamatan “DAWAR BLANDONG” bintang ditengah Lingkaran terletak pada bagian ujung kiri dan kanan stempel.

BAB VII
KODE ETIK, DOKTRIN DAN BA’IAT

Pasal 42
KODE ETIK

a. Kode Etik Pergaulan
1. Panggilan anggota CBP adalah rekan
b. Kode etik Organisasi
1. Tawazun
2. Tasamuh
3. I’tidal
4. Amar Ma’ruf nahi munkar

Pasal 43
BAI’AT
Bismillahirrohmaanirrohim
Asyhadu an laa ilaaha illa al Alloh
Wa asyhaduan namuhammadarrasuululloh

Dengan ikhlas sadar dan penuh tanggung jawab dengan ini saya berjanji :

1. Senantiasa menjunjung tinggi martabat dan nama baik agama islam serta berusaha mewujudkan terlaksananya ajaran Islam Ahlus Sunnah Wal Jamaah di tengah tengah masyarakat

2. Senantiasa mempertahankan dan mengamalkan pancasila dan UUD 45 secara murni dan konsekwen

3. Senantiasa menyumbangkan tenaga dan pikiran untuk menunjang program pembangunan menuju masarakat adil dan makmur yang diridloi Alloh SWT.

4. Senantiasa setia melaksanakan tugas dan kewajiban organisasi IPNU dan CBP dengan tulus, ikhlas dan penuh rasa tanggung jawab

5. Senantiasa taat dan patuh kepada peraturan dasar dan peraturan rumah tangga Ikatan Pelajar Nahdlotul Ulama dan peraturan organisasi CBP